สัปดาห์ที่แล้วอาจารย์วิชา Organization Behavior (พฤติกรรมองค์กร) มีงานให้อ่านบทความ ของคุณ John Hamm ชื่อ The Five Messages Leaders Must Manage อ่านแล้วโดนหลายข้อ มาบล็อกเก็บไว้ซะหน่อย

บทความพยายามกล่าวถึงความผิดพลาดในการบริหาร อันเนื่องมาจากการสื่อสารของผู้นำ ที่ในหลาย ๆ ครั้งคนในทีมอาจจะตีความผิด เนื่องจากผู้บริหารเวลาพูดมักจะพูดภาพรวม ๆ  อย่างเช่น ขอให้ทุกคนโฟกัสไปยังสินค้าหลักของเราในไตรมาสนี้ เป็นต้น ซึ่งจากข้อความดังกล่าว คนในทีมอาจเข้าใจไม่ตรงกัน และทำให้บริษัทไปไม่ถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้

แก่นของหน้าที่ผู้บริหารคือ การสร้างแรงบันดาลใจและสนับสนุนทุกทีมในองกรค์ รับผิดชอบในการสร้างอนาคตที่ดีขึ้นให้กับบริษัท

ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด ผู้นำหรือผู้บริหารควรจะรู้ และจัดการข้อมูลเมื่อต้องการส่งให้รัดกุม โดยเฉพาะ 5 บริบทดังต่อไปนี้

1. Organization Structure and Hierarchy
   แผนผังองค์กรมีความสำคัญมาก เพราะจะช่วยแสดงอำนาจหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กร แผนผังองค์กรมีผลต่อความรู้สึกของทีมมาก จนอาจสร้างความเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยยะสำคัญต่อองค์กรที่แม้ขณะนั้นจะเข้มแข็งมากก็ตาม
   ดังนั้นหากจะปรับปรุง เปลี่ยนแปลงโครงสร้างการบริหาร จะต้องทำโดยรอบคอบ รวดเร็ว และชัดเจน เพื่อลดความรู้สึกไม่มั่นคงของทีม หากต้องอธิบาย ให้พูดโดยยึดเป้าหมายของบริษัท และการจัดสรรทรัพยากรขององค์กรเป็นที่ตั้ง เพื่อให้ทุกคนในบริษัทสบายใจ
   เปลี่ยนมุมมอง จาก แผนผังองค์กรคือการมอบอำนาจหน้าที่ -> เป็นการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
2. Financial Results
   หากผู้บริหารกล่าวว่า “โฟกัสไปยังเป้าหมายที่เราได้สัญญาไว้” ผู้จัดการระดับกลางมักจะเข้าใจว่า “ทำอะไรก็ได้ให้นักลงทุนพึงพอใจ” ซึ่งนั่นเป็นการตีความที่ผิดมหันต์ เพราะแทนที่จะมุ่งเน้นไปยังเป้าหมายที่ตกลงกันไว้ในทีแรก ทีมกลับมุ่งไปยังการสร้างกำไรช่วงสั้น ๆ ในไตรมาสนั้น ๆ เท่านั้น ซึ่งกรณีนี้เป็นการสื่อสารที่กว้างจนเกินไป
   ในทางกลับกัน หาก CEO กำหนดเป้าหมายแคบจนเกินไป หรือยากจนทีมขายคิดว่าไม่มีทางทำได้ ทีมขายจะหมดซึ่งความรู้สึกรับผิดชอบต่อยอดขายที่ตกลง
   ดังนั้นเวลากล่าวถึงผลประกอบการแล้ว ผู้บริหารต้องระมัดระวังให้มาก พึงตระหนักว่าผลประกอบการ ไม่ใช่อาวุธสำหรับการลงโทษ เป็นเครื่องมือในการวินิจฉัยและเรียนรู้เพื่อพัฒนางานให้ดีขึ้น และกระบวนการดังกล่าวจะต้องดำเนินไปโดยการหารือพนักงานเพื่อวิเคราะห์ และหาทางแก้ปัญหาร่วมกัน
   เช่น หากเกิดข้อผิดพลาดในไลน์การผลิต แทนที่จะไปกล่าวโทษผู้ปฎิบัติงาน แต่ผู้บริหารควรหาสาเหตุของปัญหานั้น ๆ แม้แก้ที่ต้นตอของปัญหาเพื่อไม่ให้เกิดปัญหานั้น ๆ อีกเลย
   เปลี่ยนมุมมอง จาก ลงโทษความผิดพลาดโดยการกล่าวโทษผู้ทำผิด -> ทำการวิเคราะห์และหาต้นเหตุปัญหาที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด
3. The Leader’s Sense of His or Her Job
   ผู้บริหารที่เหนือชั้นจะต้องเข้าใจหน้าที่ของตน และดึงคำตอบที่มีค่าออกมาจากพนักงาน
   เพื่อให้การทำงานร่วมกันในทีมราบรื่นและลดอำนาจทางการเมืองในออฟฟิศ ผู้บริหารต้องพยายามลดความแตกต่างระหว่างผู้นำและคนในทีม เพื่อให้กลยุทธของธุรกิจที่วางไว้สัมฤทธิ์ผล
   ในการปรึกษาหารือ ผู้นำต้องไม่ตัดสินชี้ขาดจนไม่มีใครอยากจะเสนอความคิดเห็น ผู้นำที่ดีต้องรู้จักถามคำถามที่ยอดเยี่ยมและรู้เป็นอย่างดีว่าเขาจะได้คำตอบที่ดี ก็ต่อเมื่อพนักงานทุกคนรู้สึกปลอดภัยหากจะแสดงความคิดเห็น
   เปลี่ยนมุมมอง จาก ผู้บริหารมีคำตอบให้เสมอ -> ทุก ๆ คนมีคำตอบ ผู้บริหารจงเป็นผู้ถาม
4. Time Management
   ในการทำงาน เวลาเป็นข้อจำกัดที่ทุกคนต้องเผชิญ ผู้บริหารต้องไม่เข้มงวดกับเวลาจนกลายเป็นปัจจัยสำคัญเพียงปัจจัยเดียวในการทำงานให้บรรลุเป้าหมาย แต่ต้องตระหนักว่า เวลาเป็นส่วนหนึ่งของทรัพยากรที่ต้องถูกจัดสรรอย่างสร้างสรรค์ ท้ายสุดแล้วหากเวลาในการทำงานให้บรรลุผลไม่เพียงพอ ต้องหันมาปรับเป้าหมายให้เหมาะสมกับเวลา พร้อมทั้งปรับกลยุทธทั้งหมดใหม่ให้สามารถเกิดขึ้นได้จริง แทนที่จะดันทุรังทำจนกระทั่งล้มเหลวไปทั้งหมด แล้วหันไปโทษทีมที่ทำงานไม่ทันเวลา
   เปลี่ยนมุมมอง จาก เวลามีจำกัดที่ต้องทลายข้อจำกัดดังกล่าวให้ได้ -> เวลาเป็นของที่ถูกกำหนดขึ้นอย่างตายตัว ใช้อย่างเฉลียวฉลาดตามข้อจำกัดที่มี
5. Corporate Culture
   วัฒนธรรมองค์กรไม่ได้ถูกกำหนดขึ้นจากข้อเขียนที่บริษัทเขียนขึ้น แต่เป็นผลสืบเนื่องมาจากเป้าหมายที่บริษัทคาดหวังไว้ และวัฒนธรรมองค์กรที่ดีจะต้องช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรให้ดีขึ้น
   วัฒนธรรมองค์กรอย่างการแจกแหลกไม่มียั้ง กินฟรีทุกอย่าง อาจจะฟังดูดี แต่มันจะไม่ถูกต้องหากคุณยังตอบแทนพนักงานด้วยสวัสดิการเหล่านั้น ขณะที่ยอดขายบริษัทตกต่ำ เพราะทุกคนจะขาดอารมณ์ร่วมในการแก้ปัญหาไป ดังนั้น เราต้องพยายามสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สอดรับกับเป้าหมายขององค์กร ให้วัฒนธรรมองค์กรมีส่วนในการช่วยผลักดันพนักงานทุกคน เราต้องทำให้พนักงานทุกคนไม่อยากซ่อนตัว แต่กระตุ้นให้พวกเขามาทำงานด้วยความเชื่อว่าตนเป็นส่วนสำคัญของอนาคตบริษัท ซึ่งนั่นจะเกิดขึ้นได้เมื่อมีการสื่อสารอย่างชัดเจน และทุกคนในองค์กรรู้จักหน้าที่ของตนเป็นอย่างดี
   เปลี่ยนมุมมอง จาก มอบความรับผิดชอบเรื่องวัฒนธรรมองค์ให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล -> สร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนสามารถช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จได้