ประชุม

สมัยเรียนมหาวิทยาลัย เวลามีโอกาสกลับมาบ้าน มักจะถูกพ่อลากเข้าร่วมประชุมด้วยบ่อย ๆ ตอนนั้นเบื่อเหตุการณ์นี้มาก แทนที่จะได้มีเวลาไปทำอย่างอื่น กลับต้องมาร่วมประชุมเป็นชั่วโมง ๆ
พอมาปัจจุบัน ได้มาทำงานเอง และก็กำหนดประชุมและนำประชุมของร้านเอง ทั้งประชุมระดับแผนก ระดับผู้บริหาร ประชุมทั้งร้าน ไหนจะประชุมงานส่วนของโรงแรมอีก ทำมาเรื่อย ๆ รวม ๆ ก็จะ 2 ปีแล้ว ได้ข้อสังเกตมาหลายอย่าง

  1. คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยอยากประชุม บอกตามตรงว่าผมเองก็ขี้เกียจ แต่ต้องถีบตัวเองไปนำประชุมให้ได้วันละรอบ สองรอบ โดยท่องไว้ในใจว่า ประชุมไม่ใช่กิจกรรมธรรมดา แต่มันคือหน้าที่ (เรื่องนี้ อยากให้คนที่ไม่ชอบประชุมเข้าใจ จริง ๆ แล้วคนที่นำก็ไม่ได้อยากนักหรอกครับ)
  2. การประชุมต้องแจ้งล่วงหน้า ยิ่งหากเป็นการประชุมนอกเวลางาน เพราะบางคนอาจติดนัด และเสียความรู้สึกที่ทราบเรื่องแบบกระทันหัน
  3. การประชุมต้องเริ่มและเลิกตรงเวลา ไม่อย่างนั้นจะทำให้ผู้ร่วมประชุมเบื่อหน่าย
  4. การประชุมต้องมีการอ่านวาระการประชุมเดิม เพื่อประเมินผลจากข้อสรุปที่ได้จากการประชุมครั้งที่ผ่านมา
  5. การประชุมต้องมีช่วงขำ ๆ และช่วงจริงจัง ผู้นำประชุมต้องเป็นคนคุมเกมให้อยู่ ไม่ให้หนักเกินไป แต่ก็ไม่ให้ขำกันเลยเถิด ไม่อย่างนั้นคนที่ต้องการได้เนื้อ ๆ จะเบื่อและไม่อยากร่วมประชุม
  6. ชมคนในที่แจ้ง ต่อว่าคนในที่ลับ อย่าด่าสาดเสียเทเสียพนักงานกลางห้องประชุมโดยเด็ดขาด
  7. การประชุมต้องมีข้อสรุปชัดเจน หากมีหลายวิธีให้เลือกวิธีที่คาดว่าดีและประนีประนอมที่สุด ใช้ไปก่อน ไม่เวิร์คว่ากันอีกทีคราวหน้าว่าจะปรับอย่างไร หากว่าสรุปว่าคุยกันต่อคราวหน้า เท่ากับว่าเราไม่ได้ประชุม
  8. การเขียนชาร์ทบนกระดานช่วยได้มาก อย่างเช่น การลำดับกระบวนงานของแต่ละแผนก
  9. ผู้นำประชุมต้องมีเรื่องเตรียมหัวข้อวาระประชุมไว้ในมือ หากเข้าไปมือเปล่า ทุกคนไม่มีอะไรจะเสนอ จะทำให้ทุกคนไม่อยากประชุม
  10. คอยสังเกตทุกคนให้ดี แต่ละคนมีปฎิกิริยาต่อการนำเสนอปัญหาที่ตนเกี่ยวข้องอย่างไร เช่น หากฝ่ายบัญชีแจ้งปัญหาเรื่องเกี่ยวกับการทำงานของฝ่ายขาย จับทางให้ได้ว่าปัญหาอยู่ที่ไหน สรุปเรื่องอย่างเป็นกลาง ไม่อย่างนั้นเรื่องจะบาดหมางใหญ่โต

สรุปสั้น ๆ อีกทีว่า ประชุมต้อง ย้อนเรื่องคราวก่อน เริ่มเลิกตรงเวลา มองอย่างเป็นกลาง ได้ข้อสรุปของปัญหา

Comments

One response to “ประชุม”

  1. ตอบเอง ถามเอง งงเอง Avatar
    ตอบเอง ถามเอง งงเอง

    ท่าทางคุณน่าจะได้เป็นใหญ่เป็นโต ในเร็ววันนี้
    ภูมิใจนะ น่าภูมิใจจริงๆ
    Take care ด้วย

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *