สมัยเรียนมหาวิทยาลัย เวลามีโอกาสกลับมาบ้าน มักจะถูกพ่อลากเข้าร่วมประชุมด้วยบ่อย ๆ ตอนนั้นเบื่อเหตุการณ์นี้มาก แทนที่จะได้มีเวลาไปทำอย่างอื่น กลับต้องมาร่วมประชุมเป็นชั่วโมง ๆ
พอมาปัจจุบัน ได้มาทำงานเอง และก็กำหนดประชุมและนำประชุมของร้านเอง ทั้งประชุมระดับแผนก ระดับผู้บริหาร ประชุมทั้งร้าน ไหนจะประชุมงานส่วนของโรงแรมอีก ทำมาเรื่อย ๆ รวม ๆ ก็จะ 2 ปีแล้ว ได้ข้อสังเกตมาหลายอย่าง
- คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยอยากประชุม บอกตามตรงว่าผมเองก็ขี้เกียจ แต่ต้องถีบตัวเองไปนำประชุมให้ได้วันละรอบ สองรอบ โดยท่องไว้ในใจว่า ประชุมไม่ใช่กิจกรรมธรรมดา แต่มันคือหน้าที่ (เรื่องนี้ อยากให้คนที่ไม่ชอบประชุมเข้าใจ จริง ๆ แล้วคนที่นำก็ไม่ได้อยากนักหรอกครับ)
- การประชุมต้องแจ้งล่วงหน้า ยิ่งหากเป็นการประชุมนอกเวลางาน เพราะบางคนอาจติดนัด และเสียความรู้สึกที่ทราบเรื่องแบบกระทันหัน
- การประชุมต้องเริ่มและเลิกตรงเวลา ไม่อย่างนั้นจะทำให้ผู้ร่วมประชุมเบื่อหน่าย
- การประชุมต้องมีการอ่านวาระการประชุมเดิม เพื่อประเมินผลจากข้อสรุปที่ได้จากการประชุมครั้งที่ผ่านมา
- การประชุมต้องมีช่วงขำ ๆ และช่วงจริงจัง ผู้นำประชุมต้องเป็นคนคุมเกมให้อยู่ ไม่ให้หนักเกินไป แต่ก็ไม่ให้ขำกันเลยเถิด ไม่อย่างนั้นคนที่ต้องการได้เนื้อ ๆ จะเบื่อและไม่อยากร่วมประชุม
- ชมคนในที่แจ้ง ต่อว่าคนในที่ลับ อย่าด่าสาดเสียเทเสียพนักงานกลางห้องประชุมโดยเด็ดขาด
- การประชุมต้องมีข้อสรุปชัดเจน หากมีหลายวิธีให้เลือกวิธีที่คาดว่าดีและประนีประนอมที่สุด ใช้ไปก่อน ไม่เวิร์คว่ากันอีกทีคราวหน้าว่าจะปรับอย่างไร หากว่าสรุปว่าคุยกันต่อคราวหน้า เท่ากับว่าเราไม่ได้ประชุม
- การเขียนชาร์ทบนกระดานช่วยได้มาก อย่างเช่น การลำดับกระบวนงานของแต่ละแผนก
- ผู้นำประชุมต้องมีเรื่องเตรียมหัวข้อวาระประชุมไว้ในมือ หากเข้าไปมือเปล่า ทุกคนไม่มีอะไรจะเสนอ จะทำให้ทุกคนไม่อยากประชุม
- คอยสังเกตทุกคนให้ดี แต่ละคนมีปฎิกิริยาต่อการนำเสนอปัญหาที่ตนเกี่ยวข้องอย่างไร เช่น หากฝ่ายบัญชีแจ้งปัญหาเรื่องเกี่ยวกับการทำงานของฝ่ายขาย จับทางให้ได้ว่าปัญหาอยู่ที่ไหน สรุปเรื่องอย่างเป็นกลาง ไม่อย่างนั้นเรื่องจะบาดหมางใหญ่โต
สรุปสั้น ๆ อีกทีว่า ประชุมต้อง ย้อนเรื่องคราวก่อน เริ่มเลิกตรงเวลา มองอย่างเป็นกลาง ได้ข้อสรุปของปัญหา

Leave a Reply